Chuyển đổi số ngành logistics: Không chỉ số hóa, doanh nghiệp phải quản trị dữ liệu

Chuyển đổi số logistics: Không chỉ là câu chuyện công nghệ

Ngành logistics Việt Nam hiện có hơn 34.000 doanh nghiệp, đóng góp khoảng 4,5-5% GDP. Tuy nhiên, chi phí logistics vẫn ở mức khoảng 16% GDP, cao hơn đáng kể so với nhiều nền kinh tế phát triển.

Thực tế này đặt ra yêu cầu cấp thiết về giảm chi phí, nâng cao năng suất và tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong giai đoạn 2025-2035, chuyển đổi số được xác định là một trong những hướng đi quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động logistics, hướng tới mục tiêu đưa chi phí logistics xuống khoảng 12-15% GDP.

Tuy nhiên, chuyển đổi số trong logistics không đơn thuần là đưa các quy trình từ giấy lên môi trường điện tử.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đang tồn tại ở trạng thái trung gian: hợp đồng có thể vẫn được ký bằng giấy, nhưng báo giá được gửi qua email; lệnh vận chuyển được thực hiện trên nền tảng điện tử; trao đổi công việc diễn ra qua các ứng dụng nhắn tin; trong khi vận đơn, chứng từ thanh toán hoặc hồ sơ liên quan vẫn có thể tồn tại dưới dạng bản giấy.

Mô hình này được gọi là giao dịch “lai”.

Vấn đề đặt ra là khi một giao dịch tồn tại đồng thời nhiều phiên bản chứng từ, đâu là tài liệu có giá trị ưu tiên? Ai có thẩm quyền xác nhận hoặc thay đổi thông tin? Thời điểm nào được xác định là thời điểm chốt giao dịch? Và trong trường hợp phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp phải chứng minh nguồn gốc, tính toàn vẹn của dữ liệu như thế nào?

Đây đang trở thành những câu hỏi quan trọng đối với ngành logistics trong quá trình số hóa.

Rủi ro không nằm ở việc có dữ liệu điện tử, mà ở khả năng kiểm chứng

Phát biểu tại Hội nghị Quản trị pháp lý doanh nghiệp TP Hồ Chí Minh 2026 lĩnh vực logistics với chủ đề “Chuyển đổi số trong giao dịch logistics - Ứng dụng mô hình lai trong giai đoạn chuyển tiếp”, PGS. TS. Phạm Duy Nghĩa, Phó Chủ tịch Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC), nhận định khi số hóa ngày càng đi sâu vào hoạt động kinh doanh, quá trình giải quyết tranh chấp cũng trở nên phức tạp hơn.

Theo chuyên gia, trong lĩnh vực logistics, việc đồng thời sử dụng hợp đồng giấy với nền tảng điện tử, email, lệnh vận chuyển điện tử... có thể phát sinh tranh chấp về giá trị pháp lý, tính xác thực và thứ tự ưu tiên của chứng từ.

Đặc biệt, khi tranh chấp được đưa ra tòa án hoặc trọng tài, vấn đề không chỉ là dữ liệu có tồn tại hay không. Quan trọng hơn là doanh nghiệp có thể chứng minh được nguồn gốc, tính toàn vẹn và quá trình hình thành dữ liệu điện tử hay không.

Luật Giao dịch điện tử 2023 đã tạo cơ sở pháp lý cho thông điệp dữ liệu. Theo luật, thông tin không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu; đồng thời, giá trị chứng cứ được xem xét dựa trên độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ và khả năng bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.

Điều này cho thấy, bài toán của doanh nghiệp không phải đơn giản là “có dùng chứng từ điện tử hay không”, mà là phải xây dựng được một hệ thống đủ tin cậy để chứng minh dữ liệu đó được tạo ra như thế nào, bởi ai, vào thời điểm nào và có bị thay đổi hay không.

PGS. TS. Phạm Duy Nghĩa lưu ý, chuyển đổi số vì vậy cần đi cùng với quản trị dữ liệu, trong đó doanh nghiệp phải quy định rõ thứ tự ưu tiên của chứng từ, thẩm quyền xác nhận và các điều khoản liên quan đến việc xác lập, lưu trữ, sử dụng chứng cứ điện tử.

Logistics đang chuyển từ “số trong - giấy ngoài” sang giao dịch số

Trình bày tham luận “Giao dịch logistics và những chuyển biến mới trong bối cảnh chuyển đổi số”, ông Ngô Khắc Lễ, Trọng tài viên VIAC, Hòa giải viên VMC, cho rằng chuyển đổi số trong logistics Việt Nam đang diễn ra trên nhiều phân khúc như vận tải, kho bãi, giao nhận, cảng, hải quan và thương mại xuyên biên giới, nhưng tốc độ giữa các lĩnh vực và doanh nghiệp chưa đồng đều.

Các giao dịch có tính lặp lại thường được số hóa nhanh hơn. Trong khi đó, những chứng từ liên quan đến quyền sở hữu, thanh toán và bảo đảm ngân hàng vẫn đặt ra nhiều thách thức.

Theo ông Lễ, một trong những vấn đề cốt lõi của mô hình giao dịch lai là phải bảo đảm chứng từ điện tử có giá trị và chức năng pháp lý tương đương chứng từ giấy, đặc biệt đối với những vận đơn điện tử có thể chuyển nhượng.

Trong bối cảnh này, Công ước Liên hợp quốc về Chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng (United Nations Convention on Negotiable Cargo Documents) được Đại hội đồng Liên hợp quốc thông qua ngày 15/12/2025 theo Nghị quyết 80/162, đang mở ra một khuôn khổ pháp lý thống nhất cho chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng dưới cả dạng giấy và điện tử. Công ước hiện chưa có hiệu lực và dự kiến mở để các quốc gia ký tại Accra vào ngày 26/10/2026.

Đối với Việt Nam, đây có thể là một nền tảng quan trọng để thúc đẩy quá trình số hóa chứng từ logistics xuyên biên giới, nhất là khi hoạt động thương mại quốc tế ngày càng phụ thuộc vào khả năng trao đổi và xác thực dữ liệu giữa nhiều chủ thể.

Từ thực tế thị trường, ông Lễ cho rằng nhiều doanh nghiệp logistics Việt Nam hiện chưa hoàn toàn ở trạng thái “paper” cũng chưa đạt đến “paperless”, mà đang ở giữa, có thể hiểu là trạng thái “số trong - giấy ngoài”.

Nguyên nhân đến từ cả yếu tố khách quan và chủ quan. Đó có thể là yêu cầu của pháp luật, thông lệ của cơ quan quản lý, hệ thống công nghệ chưa đồng bộ hoặc tâm lý chưa thực sự yên tâm khi giao dịch hoàn toàn trên môi trường số.

Do đó, vấn đề cốt lõi không chỉ là doanh nghiệp đã chuyển đổi số hay chưa, mà là các bên có đủ niềm tin để giao dịch trên nền tảng số hay không.

Doanh nghiệp nên số hóa theo lộ trình từ trong ra ngoài

Từ thực tế này, ông Ngô Khắc Lễ cho rằng doanh nghiệp logistics không nhất thiết phải chuyển đổi đồng loạt trong một thời gian ngắn.

Thay vào đó, có thể thực hiện theo lộ trình từ trong ra ngoài: bắt đầu bằng việc số hóa quy trình nội bộ; tiếp đến là giao dịch với những đối tác quen thuộc, có hệ thống tương thích; sau đó mới mở rộng sang các giao dịch phức tạp hơn và giao dịch xuyên biên giới.

Một yêu cầu quan trọng trong quá trình này là phải gắn chuyển giao dữ liệu với quyền và nghĩa vụ của các bên.

Bởi khi dữ liệu điện tử trở thành một phần của giao dịch, việc ai được tạo dữ liệu, ai được sửa đổi, ai có quyền xác nhận và ai chịu trách nhiệm khi dữ liệu sai lệch cần được quy định ngay từ đầu.

Đồng Nai: Điểm nghẽn nằm ở khả năng kết nối

Chia sẻ về thực tiễn chuyển đổi số tại thị trường logistics Đồng Nai, ông Nguyễn Duy Hưng, Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Logistics Đồng Nai, cho rằng năng lực đầu tư công nghệ và triển khai giải pháp số giữa các doanh nghiệp vẫn có sự chênh lệch đáng kể.

Một số doanh nghiệp, đặc biệt tại các cảng, ICD và kho vận, đã triển khai các giải pháp như quản lý kho, cảng điện tử, lệnh giao hàng điện tử, hóa đơn điện tử, thanh toán không tiền mặt và giám sát hải quan tự động.

Tuy nhiên, quá trình số hóa nhìn chung vẫn chủ yếu diễn ra ở từng doanh nghiệp hoặc từng công đoạn, chưa tạo được sự kết nối xuyên suốt giữa doanh nghiệp vận tải, kho bãi, cảng, hãng tàu, chủ hàng và cơ quan quản lý.

Đây là một trong những điểm nghẽn đáng chú ý khi Đồng Nai đang hướng tới mục tiêu trở thành trung tâm logistics của khu vực.

Nếu mỗi chủ thể sử dụng một hệ thống dữ liệu riêng mà thiếu khả năng kết nối, hiệu quả của chuyển đổi số sẽ bị hạn chế. Khi đó, doanh nghiệp có thể giảm giấy tờ ở một khâu nhưng vẫn phải quay lại sử dụng chứng từ giấy ở khâu khác để hoàn tất giao dịch.

Đừng chờ tranh chấp mới thu thập chứng cứ

Từ góc độ thực tiễn pháp lý, Luật sư Nguyễn Thị Hồng Ngân, Giám đốc Công ty Luật TNHH Tâm Chung, cho rằng một giao dịch logistics có thể đồng thời phát sinh nhiều dạng dữ liệu số như email báo giá, tin nhắn trên Zalo/WhatsApp, nhật ký nền tảng, vận đơn điện tử (eBL), lệnh giao hàng điện tử (eDO)...

Để ứng dụng công nghệ an toàn, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước báo giá, trao đổi nghiệp vụ trên nền tảng số, nhưng những nội dung xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên cần được thể hiện rõ trong hợp đồng và có cơ chế xác nhận phù hợp.

Đặc biệt, khi tranh chấp phát sinh, chứng cứ điện tử có thể đối mặt với nhiều vấn đề như bị phủ nhận giá trị, khó xác định nguồn gốc hoặc khó thu thập trong những giao dịch có yếu tố xuyên biên giới.

Vì vậy, theo Luật sư Nguyễn Thị Hồng Ngân, doanh nghiệp không nên đợi đến khi xảy ra tranh chấp mới bắt đầu thu thập và xử lý chứng cứ.

Thay vào đó, ngay từ khi giao dịch được thiết lập, doanh nghiệp cần xác định rõ kênh trao đổi chính thức, người có thẩm quyền xác nhận hoặc thay đổi thông tin, đồng thời lưu giữ lịch sử giao dịch, nhật ký truy cập và các phiên bản chứng từ liên quan.

Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp có thể kiểm chứng lại toàn bộ quá trình giao dịch khi cần thiết.

Bản scan có thể trở thành “mắt xích yếu”

Từ thực tiễn các vụ việc, Luật sư Trương Công Hồng, Luật sư Thành viên Công ty Luật TNHH ANHISA, phân tích những rủi ro có thể phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử nhưng chưa có cơ chế kiểm soát phù hợp.

Một tình huống được đặt ra là chủ hàng gửi bản scan vận đơn cho bên mua trước khi hoàn tất thanh toán. Khi đó, bản scan có thể bị sao chép, chỉnh sửa hoặc bị sử dụng để tạo ra chứng từ giả, dẫn tới nguy cơ hàng hóa được giao trong khi chủ hàng chưa nhận đủ tiền.

Tình huống này cho thấy điểm yếu không nhất thiết nằm ở bản thân công nghệ, mà có thể xuất hiện tại điểm giao giữa chứng từ giấy và dữ liệu điện tử.

Nếu không xác định rõ đâu là chứng từ gốc, đâu là bản tham chiếu, tài liệu nào được ưu tiên và ai có quyền xác nhận, giao dịch rất dễ phát sinh tranh chấp về tính xác thực, quyền kiểm soát hàng hóa và trách nhiệm của các bên.

Do đó, mô hình giao dịch lai cần được thiết kế ngay từ đầu với các cơ chế xác thực, phân quyền, lưu trữ dữ liệu và xác định thứ tự ưu tiên chứng từ.

Quản trị dữ liệu phải đi trước một bước

Thực tế cho thấy, chuyển đổi số đang mở ra cơ hội lớn để ngành logistics giảm chi phí, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao khả năng kết nối.

Nhưng nếu chỉ tập trung vào phần mềm, nền tảng và thiết bị mà thiếu một cơ chế quản trị dữ liệu và chứng từ phù hợp, doanh nghiệp có thể chuyển từ rủi ro của hồ sơ giấy sang rủi ro của “nhiều phiên bản điện tử”.

Trong mô hình giao dịch lai, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng ít nhất bốn vấn đề: xác định kênh giao dịch chính thức; quy định rõ thẩm quyền tạo lập và thay đổi dữ liệu; xác lập thứ tự ưu tiên giữa các chứng từ; xây dựng cơ chế lưu trữ và truy xuất dữ liệu đủ tin cậy.

Đây không chỉ là yêu cầu về công nghệ mà còn là yêu cầu về quản trị pháp lý.

Khi dữ liệu trở thành một phần của chứng cứ, khả năng kiểm soát vòng đời dữ liệu cũng đồng nghĩa với khả năng bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp khi tranh chấp xảy ra.

Với logistics Việt Nam, chuyển đổi số vì thế không nên được nhìn nhận đơn thuần là cuộc chạy đua về công nghệ. Đó còn là quá trình xây dựng niềm tin trong giao dịch, chuẩn hóa chứng từ và thiết lập một hệ thống dữ liệu đủ tin cậy để doanh nghiệp có thể vận hành an toàn trong môi trường kinh doanh ngày càng số hóa.